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Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.csemck.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), CSE McKinsey est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de CSE McKinsey (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par CSE McKinsey, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, CSE McKinsey ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
CSE McKinsey peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par CSE McKinsey via le service des ressources humaines sont :
- le matricule, le nom, le prénom, le sexe, les éléments de contrats de travail (notamment statut, date d'entrée, date de sortie, interruptions de contrats, ...) et les coordonnées professionnelles du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par CSE McKinsey, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’employé :
–nom, prénom, date de naissance (facultatif), coordonnées personnelles (facultatif), email professionnel (facultatif) ;
b) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, statut ; site et date de sortie également
c) Pour les prestations proposées :
– nature de la prestation : pour les séjours et colonies (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (chèques, paiement en ligne), numéros des chèques culture, références du moyen de paiement ;
- de manière générale, informations nécessaires à la bonne exécution de la prestation demandée par le bénéficiaire ainsi qu'à la législation (contrôles URSSAF notamment)
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par CSE McKinsey, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, subventions, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
- Respect de la réglementation en vigueur
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives… ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel, courrier ou SMS, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
CSE McKinsey ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
CSE McKinsey est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : factures, justificatifs, ...) sont conservés cinq (5) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum cinq (5) ans, en plus de l’année en cours.
Les destinataires des données personnelles traitées par CSE McKinsey sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub ;
- Sharepoint et Box aux fins de gestion éléectronique des documents ;
- Fournisseurs et prestataires d'activités sociales et culturelles ;
- Etablissements bancaires du CSE et prestataires monétiques (Paybox Verifone) ;
- Cabinet d'expertise comptable du CSE.
CSE McKinsey s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
CSE McKinsey veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de CSE McKinsey en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : cse_mckinsey_france@mckinsey.com
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : cse_mckinsey_france@mckinsey.com
CSE McKinsey est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.
